Vilkår

Disse vilkårene utgjør avtalen mellom Ekspedenten AS («Ekspedenten», «vi», «oss») og den klinikk eller virksomhet som inngår avtale om bruk av tjenesten («klinikken», «du»).

Ved å bestille tjenesten, signere et tilbud, eller ta tjenesten i bruk, aksepterer du disse vilkårene som bindende. Hvis du representerer en virksomhet, bekrefter du at du har fullmakt til å binde virksomheten.

Ekspedenten er en AI-drevet resepsjonist for klinikker. Tjenesten består av:

• AI-resepsjonist (Aria) som tar inngående anrop, sjekker tilgjengelighet, foreslår tider og bekrefter bookinger via SMS, 24 timer i døgnet.
• Chat-funksjon for nettsider, med samme funksjonalitet som telefon.
• Lead-oppfølging i opptil 7 dager via SMS og e-post for nye henvendelser.
• CRM-dashboard (app.ekspedenten.no) for innsyn i samtaler, bookinger og forbruk.
• Integrasjoner mot vanlige journalsystemer (Opus, Muntra, Anita) og kalendertjenester.

Tjenestens funksjoner kan utvides eller endres. Vesentlige endringer som påvirker bruken varsles minst 30 dager før de trer i kraft.

Avtalen inngås ved skriftlig aksept av tilbud, signering av ordrebekreftelse, eller ved at klinikken tar tjenesten i bruk.

Nye klinikker får 14 dagers prøveperiode fra avtalt oppstartsdato. I prøveperioden kan klinikken si opp avtalen uten kostnad eller bindingstid. Eventuelle innbetalte beløp refunderes i sin helhet.

Etter prøveperioden løper avtalen videre på de vilkår som er beskrevet i punkt 4 og 5.

Pris fremgår av tilbudet eller bestillingen. Alle priser er oppgitt i norske kroner (NOK) eksklusive merverdiavgift.

Faktura sendes forskuddsvis månedlig eller etter avtale. Betalingsfrist er 14 dager fra fakturadato. Ved forsinket betaling påløper forsinkelsesrente etter forsinkelsesrenteloven.

• Founding-pris gjelder for de første fem klinikkene som signerer, låst i 12 måneder fra oppstartsdato. Prisen øker ikke selv etter at de fem founding-plassene er fylt.
• Ordinær pris gjelder for nye klinikker etter at founding-plassene er fylt, og for fornyelser etter 12-månedersperioden.
• Tilleggsbruk utover inkludert volum (for eksempel telefonsamtaler over inkluderte minutter) faktureres etter forhåndsavtalte enhetspriser.

Prisendringer kan skje med minst 60 dagers skriftlig varsel, og kan ikke gjelde i en pågående bindingsperiode.

Avtalen har 3 måneders minimumsbinding fra første hele driftsmåned. Etter bindingsperioden løper avtalen månedlig.

Oppsigelse må skje skriftlig til post@ekspedenten.no med 30 dagers varsel regnet fra første dag i påfølgende måned.

Ekspedenten kan si opp avtalen med samme varsel hvis klinikken vesentlig misligholder avtalen, herunder ved manglende betaling etter purring, brudd på databehandleravtalen, eller bruk som strider mot lov.

Live på 7 dager. Vi garanterer at klinikken er i drift med fungerende tjeneste innen syv arbeidsdager fra mottatt nødvendig informasjon. Hvis vi ikke leverer, betaler klinikken ikke for oppstart.

Oppetid. Vi garanterer 99,9 % månedlig oppetid for tjenestens kjernefunksjoner (telefon, chat, dashboard). Planlagt vedlikehold varsles minst 48 timer i forveien og regnes ikke som nedetid.

Hvis månedlig oppetid faller under 99,9 %, godskrives klinikken som følger:

• Mellom 99,0 % og 99,89 %: 10 % kreditering av månedsavgiften.
• Mellom 95,0 % og 98,99 %: 25 % kreditering av månedsavgiften.
• Under 95,0 %: 50 % kreditering, og klinikken kan si opp avtalen uten bindingsperiode.

Status og oppetidshistorikk er offentlig tilgjengelig på ekspedenten.betteruptime.com.

Klinikken er ansvarlig for å:

• Holde kalender, åpningstider, priser og tjenestetilbud oppdatert i de systemene Ekspedenten leser fra.
• Sørge for at egne ansatte er kjent med hvordan Ekspedenten håndterer pasienthenvendelser, særlig hvordan eskaleringer fra Ekspedenten til menneske blir mottatt.
• Følge opp eskaleringer fra Ekspedenten innen rimelig tid (senest neste arbeidsdag).
• Innhente nødvendige samtykker fra pasienter der det er påkrevd etter personopplysningsloven og helselovgivningen.
• Informere Ekspedenten om endringer som påvirker tjenesten, for eksempel bytte av journalsystem, telefonleverandør eller åpningstider.

Klinikken er behandlingsansvarlig for personopplysninger om pasienter. Ekspedenten er databehandler og behandler kun opplysninger etter klinikkens instruks.

En egen databehandleravtale (DPA) etter GDPR artikkel 28 inngås som vedlegg til denne avtalen og regulerer behandlingen i detalj.

Eierskap. Klinikken eier sin egen pasientdata. Ekspedenten kan ikke bruke pasientdata til å trene egne modeller eller dele med tredjepart utenfor det som er nødvendig for å levere tjenesten.

Lagring. All pasientdata lagres innenfor EU (Frankfurt, AWS). Ekspedenten benytter underleverandører som er listet på Underleverandører.

For detaljer om hvilke opplysninger som behandles og rettighetene den registrerte har, se vår Personvernerklæring.

Ekspedenten presenterer seg alltid tydelig som en AI-resepsjonist ved oppstart av hver samtale eller chat. Dette følger kravene i EU AI Act artikkel 50 om transparens overfor brukere som samhandler med kunstig intelligens.

Medisinsk grense. Ekspedenten gir ikke medisinske råd, diagnose eller behandlingsanbefaling. Hvis en pasient beskriver smerte, akutt-symptomer eller spør om medisinske forhold:

• Ekspedenten prioriterer akutt-time eller eskalerer til klinikkens personale.
• Ekspedenten gjetter aldri på medisinske forhold. Ved tvil overføres samtalen til menneske.
• Klinikken har det faglige ansvaret for all medisinsk vurdering. Ekspedenten er en kommunikasjonskanal, ikke en helsearbeider.

Klinikken skal sørge for at egne rutiner gir personell mulighet til å motta eskaleringer fra Ekspedenten i åpningstid.

Ekspedenten eier alle rettigheter til programvaren, modeller, dokumentasjon og merkevaren. Klinikken får en ikke-eksklusiv, ikke-overførbar bruksrett i avtaleperioden.

Klinikken eier sitt eget innhold, sin pasientdata, og sine egne tilpasninger (for eksempel egendefinerte fraser, kunnskapsbase, prisliste).

Ingen av partene gir den andre rett til å bruke logo, navn eller merkevare i markedsføring uten skriftlig samtykke. Med ett unntak: Ekspedenten kan nevne klinikkens navn i en liste over kunder, så lenge klinikken ikke har reservert seg skriftlig mot dette.

Ekspedenten leverer tjenesten med rimelig faglig dyktighet, men gir ingen garanti for at tjenesten alltid vil være feilfri eller passe for ethvert formål.

Ekspedentens samlede ansvar overfor klinikken for ethvert krav som oppstår under eller i tilknytning til avtalen, er begrenset til det beløp klinikken faktisk har betalt i avgift for tjenesten i de siste 12 månedene før kravet oppsto.

Ekspedenten er ikke ansvarlig for:

• Indirekte tap, herunder tapt fortjeneste, tap av pasienter, omdømmetap eller forretningsavbrudd.
• Følger av at klinikken har gitt feil eller manglende informasjon i oppsettet (åpningstider, kalender, priser).
• Følger av at tredjeparts tjenester (telefonleverandør, journalsystem, kalender) har feil eller nedetid.

Unntak. Ansvarsbegrensningen gjelder ikke for tap som skyldes grov uaktsomhet eller forsett fra Ekspedentens side, eller ved brudd på databehandleravtalen som medfører bot fra Datatilsynet.

Vi kan endre tjenestens funksjonalitet løpende. Endringer som har vesentlig negativ påvirkning på klinikkens bruk varsles minst 30 dager i forveien.

Vilkårene kan oppdateres ved behov, for eksempel ved endringer i regelverk eller tjenestens omfang. Vesentlige endringer varsles per e-post til klinikkens kontaktperson minst 30 dager før de trer i kraft. Klinikken kan da si opp avtalen før endringene gjelder, uten å være bundet av minimumsperioden.

Datoen øverst viser når vilkårene sist ble oppdatert. Tidligere versjoner kan rekvireres på post@ekspedenten.no.

Avtalen reguleres av norsk rett.

Partene skal først forsøke å løse enhver tvist gjennom dialog. Lykkes ikke dette innen rimelig tid, kan tvisten bringes inn for Bergen tingrett som verneting i første instans.

Klager kan også sendes til Forbrukertilsynet, men merk at Ekspedenten leverer tjenester til virksomheter (B2B), og at forbrukerlovgivningen som hovedregel ikke gjelder for denne avtalen.